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障害福祉施設様向けサポート

障害福祉事業所の書類管理をDX化すると聞くと、

・新しいシステムを導入しなければならない

・今までのやり方を大きく変えなければならない　と思われるかもしれません。

しかし、当事務所が大切にしているのは、DXそのものではありません。

最も大切にしているのは、

【現場第一】

という考え方です。

どれだけ便利な仕組みを導入しても、実際に使う職員の方にとって負担になってしまえば、長く続けることはできません。

だからこそ当事務所では、事業所様の現在の運用を確認し、できる限り今の良い部分を残しながら、現場にとって本当に使いやすい方法を一緒に考えることを大切にしています。

DX化の前に、まず【現場】を見る

事業所によって、

職員の人数
パソコン操作への慣れ
書類の管理方法
紙で残している資料
データで管理している資料
管理者が確認する資料
現場職員が使用する資料　などは、それぞれ異なります。

そのため、

【この方法が正解だから、すべてこの形にしてください】という一律の方法では、現場に合いません。

当事務所では、まず現在の運用を確認します。

そして、

・今、何に困っているのか

・どこに負担がかかっているのか

・今の方法で問題なくできていることは何か　を整理します。

そのうえで、必要な部分だけを改善します。

【現場のやり方を変えること】が目的ではありません

DX化の目的は、現場に新しい仕事を増やすことではありません。

むしろ、

・今より少し現場が楽になる

・必要な書類を探す作業がなくなる

・引継ぎがしやすくなる＝誰がか急に欠けても現場が回る運用にする

といった、現場の負担軽減につなげることが重要です。

例えば、現在の紙ファイルが現場にとって使いやすいのであれば、すべてをデータ化する必要はありません。

一方で、

・加算関係の資料をまとめたい

・運営指導に必要な資料を整理しておきたい

ということであれば、その部分だけ仕組みを整える方法もあります。

変えることが目的ではなく、現場が使いやすくなることが目的です。

当事務所が最も大切にしている【現場第一】

行政書士として、法令や制度を確認することは当然重要です。

しかし、制度上正しい方法であっても、

【現場で実際に運用できなければ意味がない】と当事務所では考えています。

例えば、

【この書類を毎回ここに保存してください】と決めても、現場職員が忙しくて続けられなければ、仕組みとして機能しません。

【法令上必要なこと】

【現場で無理なくできること】の両方を考える必要があります。

当事務所では、

【制度に現場を合わせる】のではなく、

【必要な制度対応を、現場で無理なく続けられる形にする】

ことを意識しています。

これが、当事務所の考える現場第一の支援です。

顧問先ではDropboxを活用

当事務所では、顧問先との資料共有にDropboxを活用しています。

ただし、Dropboxを導入すること自体が目的ではありません。

目的は、

事業所と行政書士が必要な情報を共有し、書類を探す時間や確認の負担を減らすこと

です。

例えば事業所の状況に応じて、

行政関係書類
加算関係書類
職員関係書類
研修・委員会関係
法令遵守関係
運営指導関係
各種届出
経営・運営管理資料

などを整理します。

しかし、フォルダ構成も保存方法も、すべての事業所で同じにするわけではありません。

その事業所の職員が使いやすいか。

ここを最優先に考えます。

【○○さんしか分からない】を減らす

障害福祉事業所では、

・この書類は○○さんしか分からない

・前任者のパソコンに入っている

・どこに保存したか担当者しか分からない　という状態になることがあります。

これは、職員の退職や異動があったときに大きな負担になります。

そこで、必要な書類について、

・誰が見ても分かる場所

・誰が見ても分かる名前

・誰が見ても分かる管理方法　を少しずつ整えていきます。

目指すのは、

【人が覚えている管理】から【仕組みで共有できる管理】へ。

ただし、ここでも重要なのは、現場に無理をさせないことです。

運営指導のためにも【普段から整理する】

運営指導の前になってから、

・あの書類はどこにある？

・過去の記録が見つからない

・前の担当者しか分からないが退職している

という状態になると、運営指導の前現場の負担が一気に増えてしまいます。

だからこそ、普段から必要な書類を整理しておくことが大切です。

書類管理の仕組みを整えることで、

必要な書類がどこにあるか
どの期間の記録なのか
誰が管理しているのか
行政書類が整理されているか　などを確認しやすくなります。

運営指導のために特別なことをするのではなく、普段から整理しておく

これも現場の負担を減らすための重要な考え方です。

※電子データによる保存が可能か、原本の保管が必要かなどは、書類の種類や関係法令等を確認する必要があります。

【行政書士がやりやすい方法】ではなく【事業所がやりやすい方法】

当事務所が特に大切にしているのが、この考え方です。

行政書士にとって管理しやすい方法を、そのまま事業所に押し付けるのではありません。

事業所様が現在どのように運用しているのか。

そして、

職員の方がどの方法なら無理なく続けられるのか。を考えます。

そのうえで、

・今の方法を残す部分

・少し変えたほうが良い部分

・新しく仕組みを作ったほうが良い部分

を現場の方々と話し合いながら一緒に整理します。

現場が忙しくなるDXなら、意味がありません

障害福祉事業所の職員の本来の仕事は、利用者への支援です。

書類管理や情報整理はもちろん重要ですが、それによって現場の負担が増え、利用者への支援に影響が出てしまっては本末転倒です。

だからこそ、

【DX化すること】よりも【現場の負担軽減】を優先します。

現場が使えない仕組みは、良い仕組みとは言えません。

当事務所の顧問業務は【書類を作って終わり】ではありません

当事務所では、障害福祉専門行政書士として、

法令・運営基準
加算、減算リスク低減
職員体制管理
研修・委員会の開催、管理
書類管理のDX化及び見える化
運営指導への備え
利用者数・稼働状況
経営・財務状況見える化

などを継続的に確認しています。

そして、事業所の状況に合わせて、

【今、何を改善する必要があるのかを一緒に考えます。

その中の一つが、書類管理のDX化です。

DX化だけを切り離して考えるのではなく、事業所の運営そのものを見ながら、必要なところを改善していく。

これが当事務所の顧問支援の考え方です。

障害福祉事業所の書類管理でお困りではありませんか？

書類がバラバラに保管されている
担当者しか書類の場所が分からない
職員の退職時の引継ぎが不安
運営指導に向けて書類を整理したい
行政書士との資料共有を効率化したい
DX化したいが、現場の負担を増やしたくない
今の運用をできるだけ変えたくない
何から整理すればよいか分からない

このような場合は、まず現在の運用についてご相談ください。

当事務所では、障害福祉の現場を第一に考え、事業所様の現在の運用を確認したうえで、無理なく続けられる方法を一緒に考えます。

法令、運営、加算、経営、書類管理。

これらを別々に考えるのではなく、事業所全体を見ながら、現場が運営しやすい仕組みをつくる。

それが、障害福祉専門行政書士としての当事務所の顧問支援です。

「現場を変えるためのDX」ではなく、

「現場を支えるためのDX」へ。

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障害福祉専門行政書士が実践する【書類管理のDX化】現場第一で、無理なく続けられる仕組みへ